Gesünder leben mit gutem Zeitmanagement

Hintergrund: Darum fällt uns Zeitmanagement oft schwer

Zuviel vorgenommen: Man plant, am Samstag den ganzen Tag den Keller zu entrümpeln. Dabei vergisst man aber, dass man eigentlich auch das Badezimmer putzen müsste und dass Freunde zum Essen eingeladen haben. Und schon stellt sich Unruhe und Stress ein: Wie soll ich das alles heute schaffen?

Zuviel aufgeschoben: Auch „Aufschieberitis“ ist ein häufiger ein Grund für Zeitdruck. Wir Menschen neigen dazu, Aufgaben aufzuschieben, die sich in der Gegenwart nicht lohnen – sondern uns erst in der Zukunft etwas bringen. Wir sehen das langfristige Ziel oft nicht und lassen Dinge deshalb liegen. Am Ende denkt man dann oft: „Hätte ich bloß früher damit angefangen …"

Aktiv werden: 5 Tipps für besseres Zeitmanagement

Um Stress und Zeitdruck zu reduzieren und zu einer gesunden Work-Life-Balance zu finden, braucht es folgende Qualitäten: Gute Zeitmanager:innen sind wenig perfektionistisch und geübt im Priorisieren von Dingen. Sie haben gelernt, sich abzugrenzen, um ungestört zu arbeiten. (Stichwort: Monotasking versus Multitasking). Gutes Zeitmanagement bedeutet auch, zu delegieren und den für sich optimalen Informationskanal gefunden zu haben. Es findet kein Browsen durch unzählige Internetseiten oder Kommunikations-Tools statt. Diese 5 Strategien helfen, ein besseres Zeitmanagement zu lernen.

1. Zeit-Puffer mit Hilfe von To-Do-Listen einplanen. Bevor Sie eine Sache anpacken, halten Sie kurz inne und malen Sie sich aus, was bei Ihrer Planung dazwischenkommen könnte. Das hilft Ihnen, private oder berufliche Aufgaben realistischer einzuteilen. Legen Sie eine monatliche, eine wöchentliche und eine tägliche To-Do-Liste an, so haben Sie alle Aufgaben auf einmal im Blick.
2. Große Aufgaben unterteilen. Unterteilen Sie arbeits- und zeitintensive Projekte in mehrere kleine „Häppchen“. Die große Präsentation müssen Sie nicht an einem Tag erledigen, wenn Sie gut planen. Erarbeiten Sie zum Beispiel erst das grobe Gerüst. Überlegen Sie dann Texte und Bilder. Am Ende kommt entspannt der Feinschliff.
3. Konkrete Aussagen treffen. Formulieren Sie Ihre Aufgaben so detailliert wie möglich. Anstatt „Ich erstelle die Präsentation“, sagen Sie: „Heute von 10 bis 12 Uhr kümmere ich mich um den groben Inhalt und erstelle das Gerüst der Präsentation”.
4. Störfreie Zonen schaffen. Anrufe, Chats, Zwischenfragen von der Kollegenschaft, der schnelle Klick auf Social Media Plattformen und vieles mehr. Versuchen Sie, diese kleinen Störer so weit als möglich zu vermeiden, indem Sie z.B. die Benachrichtigungs-Funktion auf ihren digitalen Geräten für E-Mails, Chats und Social Media ausschalten. Blockieren Sie auch Ihren Kalender für Phasen, die hohe Konzentration erfordern oder schreiben Sie einen „Bitte nicht stören“-Zettel, der Ihrem Umfeld signalisiert: „Jetzt nicht!“
5. Unter Zeitdruck bewusst Ruhe bewahren. Manchmal hilft das beste Zeitmanagement nichts. Es gibt ein Last-Minute-Projekt. Oder man muss aufgrund einer Änderung der Umstände einen Plan umwerfen. Das Wichtigste in solchen Momenten ist: Nur die Ruhe! Schotten Sie sich so gut wie möglich ab, sagen Sie Nein zu anderen Aufgaben und verschaffen Sie sich einen Überblick, was zu priorisieren ist. Treffen Sie schnelle Entscheidungen und bitten Sie im Bedarfsfall um Unterstützung. Machen Sie sich Notizen immer am selben Platz, vermeiden Sie verteilte Zettel.