Was Mitarbeiterbefragungen bringen – und was es kostet, wenn man sie versäumt

“Wer fragt, muss reagieren” – oft besteht in Führungsetagen die Befürchtung, dass durch eine Mitarbeiterbefragung Themen und Bedürfnisse aufkommen, die zu kostspieligen Investitionen (z.B. technische Aufrüstung, erweiterte Mitarbeiterbenefits) führen. Mitunter besteht auch die Sorge, dass in herausfordernden Phasen – z.B. Change-Prozessen – eine Negativspirale entsteht, wenn Kritik transparent geteilt wird und sich dadurch im Team verbreitet.

Für HR-Teams sind Mitarbeiterbefragungen jedoch ein wichtiges Mittel, um Informationen über die Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeitermotivation, Unternehmenskultur, Konfliktherde sowie Themen wie Stressbelastung und Gesundheitsbedürfnisse (Betriebliches Gesundheitsmanagement) zu erfahren.

Was sind wirkungsvolle Argumente gegen eine Skepsis gegenüber Mitarbeiterbefragungen?

• Es gibt gesetzliche Vorgaben, die erfüllt werden müssen – sonst kann es zu Strafzahlungen kommen.
• Probleme verschwinden nicht, nur weil man sie nicht anspricht.
• Versteckte Probleme wie sinkende Mitarbeiterbindung und steigende Stressbelastung kosten Firmen sehr viel Geld.
• Wer rechtzeitig reagiert, kann kostspielige Folgen (z.B. Fluktuation oder Langzeitkrankenstände) vermeiden bzw. eindämmen. Zur groben Einschätzung dieser Kosten helfen aktuelle Zahlen: Laut Statista betragen die Fluktuationskosten bei Großunternehmen in Österreich im Schnitt 44 % des durchschnittlichen Brutto-Jahresgehalts. Psychisch bedingte Krankenstände dauern im Schnitt 37 Tage (2023) und zählen damit zu den langwierigsten und kostspieligsten Abwesenheiten.
  

Was sind die gesetzlichen Vorgaben bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (Gb Psych)?

In Deutschland sind Unternehmen seit der Änderung des Arbeitsschutzgesetzes im Jahr 2013 verpflichtet, psychische Belastungen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (Gb Psych) zu berücksichtigen (gemäß § 5 und § 6 des Arbeitsschutzgesetzes – ArbSchG). Wenn Unternehmen dieser gesetzlichen Verpflichtung nicht nachkommen, drohen verschiedene rechtliche und finanzielle Konsequenzen.

Ordnungswidrigkeiten und Bußgelder

Ein Verstoß gegen § 5 und § 6 ArbSchG gilt als Ordnungswidrigkeit (§ 25 ArbSchG), den Unternehmen droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Diese Bußgelder können bei wiederholter Kontrolle oder Anzeige durch Beschäftigte verhängt werden.

Strafrechtliche Konsequenzen

Wenn durch die Missachtung des Arbeitsschutzes ein Gesundheitsschaden eintritt, kann dies als Straftat gemäß § 26 ArbSchG gewertet werden.

Haftungsrisiken

Arbeitgeber können bei fehlender Gefährdungsbeurteilung zivilrechtlich haftbar gemacht werden – z. B. bei psychisch bedingten Erkrankungen (Burnout, Depression) mit Krankheits- oder Rentenfolgen.

Nachteile bei Arbeitsgerichtsprozessen

Bei Klagen wegen Überlastung, Mobbing oder krankheitsbedingter Kündigung ist eine fehlende Gefährdungsbeurteilung ein rechtlicher Nachteil für den Arbeitgeber.

Probleme bei Zertifizierungen und Audits

Fehlen der psychischen Gefährdungsbeurteilung kann zur Aberkennung von Zertifizierungen führen (z. B. ISO 45001). Auch bei Nachhaltigkeitsberichten und ESG-Audits kann das Unternehmen schlechter bewertet werden.

Zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland drohen Strafen

Die gesetzlich vorgeschriebene psychische Gefährdungsbeurteilung führen in Deutschland nur 31 % der Betriebe in Deutschland durch, wie eine Forsa-Studie belegt.

Wenn Sie als Unternehmen Strafzahlungen und ein erhöhtes Haftungsrisiko vermeiden möchten, sollten Sie sich rechtzeitig um eine professionelle Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (Gb Psych) kümmern.

Mavie Work unterstützt Sie dabei gerne dabei – vereinbaren Sie gleich ein Informationsgespräch!

Warum sind Mitarbeiterbefragungen abseits der gesetzlichen Pflicht so wertvoll?

Mitarbeiterbefragungen sind für HR-Teams auch abseits des Arbeitsschutzgesetzes ein wichtiges und wertvolles Mittel, um Informationen über die Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeitermotivation, Unternehmenskultur, Konfliktherde sowie Themen wie Stressbelastung und Gesundheitsbedürfnisse zu erfahren.

Werden Mitarbeiterbefragungen vor dem Start eines BGM-Programms (z.B. eines EAP-Angebots) durchgeführt und in regelmäßigen Abständen wiederholt, können die Befragungen die Verbesserung der Mitarbeitergesundheit objektiv aufzeigen – die Beweisbarkeit des Effekts von BGM-Maßnahmen ist vor allem in der Argumentation gegenüber der Geschäftsführung wertvoll.

In vielen Unternehmen wird die offizielle Arbeitsplatzevaluierung psychischer Belastungen mit einer Auswahl an individuellen Fragen kombiniert, die HR wertvolle Einblicke in die aktuelle Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter:innen gibt.

Praxis-Tipps zur Umsetzung von individuellen Mitarbeiterbefragungen

Die Aussagekraft einer Mitarbeiterbefragung hängt maßgeblich von der Beteiligung des Teams ab. Hier sind einige Tipps aus der HR-Praxis, wie Sie Mitarbeiter:innen zur Teilnahme motivieren können: 

• kurze, präzise Fragen 
• Anonymität der Befragung klar ansprechen, um psychologische Sicherheit zu schaffen
• niederschwelligen Zugang ermöglichen (technische Hürden vermeiden)
• transparente Kommunikation davor und danach: was wurde gefragt, was kam heraus, was wurde daraus gemacht
• sichtbare Ergebnisse & Konsequenzen 
  

Bei der Fragestellung sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Nur Fragen stellen, auf die man auch reagieren kann (Handlungsspielraum vorab klären).
• Fragen streichen, wenn unklar ist, was man aus der Antwort lernen will. 
• Teilnehmende ernst nehmen – nichts fragen, was folgenlos bleibt. 
  

Außerdem bedenken:

• Haben alle Mitarbeiter:innen Zugang zu technischen Geräten und auch die Zeit, die Befragung in einem ungestörten Raum auszufüllen? Falls nein: Alternativen finden (z.B. Zugangs-Code für private Geräte). 
• Offene Fragen geben spannende Einsichten, sind aber sehr zeitaufwendig in der Auswertung (KI ist derzeit noch nicht verlässlich in der Lage, den Tonfall eines Kommentars richtig zu deuten).

Wie oft sollten Gefährdungsbeurteilungen bzw. Mitarbeiterbefragungen stattfinden?

Es gibt in Deutschland keine gesetzlichen Vorgaben, wie oft eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (Gb Psych) stattfinden muss, empfohlen wird ein Zyklus von 2-5 Jahren. Falls einschneidende Veränderungen im Unternehmen passieren oder vermehrt psychische Belastungen auftreten, sollte die Evaluierung öfter gemacht werden, um Fluktuation und Langzeitkrankenstände rechtzeitig zu vermeiden.

Bei nicht gesetzlich verpflichtenden Mitarbeiterbefragungen empfehlen Expert:innen einen regelmäßigen Rhythmus, zum Beispiel einmal pro Jahr im selben Monat. Dadurch erhält HR wertvolle Einblicke in die Veränderung von KPIs wie Mitarbeiterzufriedenheit oder Stressbelastung.